Googleスプレッドシートで名前をプルダウンから選択できるようにしてみる

Googleスプレッドシートで名前を手動で入力するのは、入力ミスや重複のリスクがあるため非効率的です。そこで、本記事ではプルダウンから名前を選択する方法を紹介します。この方法を使うことで、名前の入力を簡単に行い、正確性も向上します。

スプレッドシートを使い始めていない方は、以下の記事でスプレッドシートについて取上げています。

2023.02.17

スプレッドシートを使ってみる

MicrosoftのExcel（エクセル）を使用している方は、とても多く存在していると思います。スプレッドシートはGoogleが提供...

プルダウンを作ってみる

今回は、「在庫管理者」というセルに「鈴木」「佐藤」「高橋」「和田」という名前を事前に設定したプルダウンから選択できるようにしてみます。

スプレッドシートの画面でまずは、プルダウンで選択したいセルを選んでみましょう。

つづいて

①データを選択します
②データの入力規則を選択します

画面の右側に「データの入力規則」が出てきますので、「＋ルールを追加」を選択します。

「条件」の部分が「プルダウン」であることを確認し、設定していきましょう。

１つめに「鈴木」
２つめに「佐藤」
と入れていきます。初期設定では、沢山入れらないので、候補を追加する場合は「別のアイテムを追加」を選択して入力できる欄を増やしていきます。

３つめに「高橋」
４つめに「和田」
と入力します。

もし選択されたセルに色を付けたい場合は、名前を入力した左側の丸で色の設定をすることが出来ます。
今回は色が変化することを前提に進んでみます。

左側の設定している部分を見ると、リストとなっている部分にうっすらグレーの楕円のようなボタンが出来ます。この楕円は要らない場合は次のステップで消してみましょう。

「詳細オプション」を選択すると下部に「表示スタイル」というものが出てきます。
初期設定では「チップ」となっていますが、「矢印」を選択することで矢印だけになります。「書式なしテキスト」にすると矢印も消えます。

完了したら、設定したセルの右側の矢印を選択してみましょう。

図のように「鈴木　佐藤　高橋　和田」とプルダウン項目が出てきますので、選択してみましょう。

図のように選択していくことで入力せずに、セルに名前を入れることが出来ました。
色も図のように「条件付き書式」という別の機能を使わなくても、自動的についてきます。

さすがに色は要らない・・・場合は、初期設定のまま色を付けないか、色を付けてしまった後であれば、再度設定画面を開いて、色の部分から「リセット」を選択することで色が消えます。

さいごに

今回は、プルダウンを使ってみるところまでやってみました。しかしながら、今回のように在庫管理者のように名前を入れる場合、人事のマスターデータと名前が紐づけたい・・・なんてこともあると思います。その場合も同じようにプルダウンを使用し、別の箇所から名前リストを抽出することも可能です。

あらためて、他の箇所から名前を参照したりする記事をアップできたらと思います。