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    (      発送業務休日)

年賀状・はがき宛名自動入力

①システムのコピー&ペースト

04_印刷・デザイン部/住所宛名自動印刷(ひな型)/年賀状・はがき

社名・役職あり

社名・役職なし

の必要な方をフォルダごとコピー&ペースト

 

②宛名リストをエクセルファイルにコピー・修正

1.顧客から依頼された元のエクセルファイルを別シートにコピペします

2.シート名を「依頼リスト」など分かり易くします

3.シート「発送データ」に合う用にデータを修正します。

  変換中は別シートをもう1つ用意しそのシートを編集すること!!

  ・郵便番号が分かれていない場合は以下の関数を使用して下さい。

   「123-1234」「1231234」の場合

     (左側)=LEFT(対象セル,3)

     (右側)=RIGHT(対象セル,4)

  ・住所が漢数字でない場合は、置換を行う

   「-」など住所の間にあるハイフンなどは「ー」としてください。

   「ー」←これをコピペして使用して下さい。

   ※顧客によりハイフンの形が違ったりすることや

    全角数字・半角数字が混在する場合があるので

    かならず置換で1文字づつ行ってください。

    例)「5」→「五」のように

   ・住所がマンション名と途中で途切れていない場合

    マンション名と住所の間に全角スペースを挿入し以下の関数を使用してください。

    (既存で全角スペースある場合は不要)

    全角スペース前まで住所抽出 =LEFT(対象セル,FIND(“ ”,対象セル,1)-1)

    全角スペース後の住所抽出  =RIGHT(対象セル,LEN(対象セル)-FIND(“ ”,対象セル,1))

   ・役職と名前が切れていない場合なども上記の住所の工程を流用してください

   ・名前については、「苗字半角スペース名前半角スペース敬称」としてください。

    全角スペースから半角スペースに変更する場合は置換を使用してください

    スペースが無く切る場所が不明確な場合は、事前に顧客へ確認しましょう

   ※会社名のみで個人の名前がないものについては、名前のところのみに入力になります。

   ※階などFになっていることもあるので、なるべく統一しましょう

   ・連名がある場合も同じように入力をします。

   ・「&」「/」「<」「>」「!」「”」「’」「-」などはエラー発生になる場合があるため、

    気づいたら事前に大文字に修正してください。

    エラー発生で自動化できない場合は、検索機能などで上記文字が無いかなどを

    探し全角へ修正してください。

 

③変換したデータを「発送データ」シートへコピペ

数式等で変換がすべて完了している状態のものを、そのまま自動処理はできませんので、適宜に列ごとにコピペするなどして数式などを全て値(文字列)にしたものを「発送データ」シートへペーストします。

※この時に郵便番号が2桁になってしまったものなどは、書式が「標準」や「数字」になってしまっている場合があるので、「文字列」に修正後「0」「00」などを入れて対応してください。

※上記画像の例だとNoが記載ありませんが、こちらも必ずコピペor入力してください。

 

④「発送データ」を「発送データ入力用」へコピペ

コピペの際に10行ごとに2行入れておくことによってコピペミスを防ぐことが可能です。

 

列ごとに一気にコピペをしていきます。前工程で2行挿入をすることによって列ごとに一気にコピペができ便利&ミス防止になります。

コピペが終了したら、データセットの右のセルにナンバリング(名前)をつけます

これで、流し込みデータの処理が終了になります。

ドリームウィーバーを起動してください

 

⑤ドリームウィーバーで変数を完成させる

フォルダ内にある「variables.xml」をドリームウィーバーにドラッグ&ドロップで開く

上記画像の箇所

<v:sampleDataSets xmlns:v=”http://ns.a~”>

</v:sampleDataSets>

の間にエクセルで作ったものを使用範囲まるごとコピペする

※この時途中のリストでも</v:sampleDataSet>まで必ずコピペ (以下参照)

処理が完了したら上書き保存をして、イラストレーターを起動

※上書き保存時に「リンクを更新しますか?」と出たら「しない」を選択。

 

⑤イラレで変数を読み込む

イラストレーターを起動したら「ウィンドウ」→「変数」(shift+F8)で変数を表示

 

フォルダ内にある「000000_nengajo_nagashikomi_———-_hinagata.ai」を起動

「変数」の右上メニューから「変数ライブラリの読み込み」を選択し、先程上書き保存した「variables.xml」を開く

 

※上記の表示が出る場合はドリームウィーバー保存時もしくはエクセルファイル上でのエラーがあります

※エラーの修理はドリームウィーバー上では絶対に行わないでください。

※エラー発生時
 エクセルの「発送データ」シートを修正し、「発送データ入力用」へコピペを行ってください。顧客が来年以降にエクセルデータ支給希望と言われた際に対応するためです。

 

正常に読み込みができると上書きしますか?と表記がでるので「はい」を選択
変数のデータセットの右側にあるドロップダウンリストもしくはその右側にある矢印でリストの選択をすることができます。

 

データセットの上から順番にアートボード1をキーにして10件ずつコピーをし、

「000000_nengajo_nagashikomi_———-_hinagata.ai」を開き、アートボード1を起点にペーストを実施、次はアートボード11へアートボード21へを繰り返し完成させます。

全てコピペが完了したら、ナンバリングの部分を「左上No」のレイヤーへ全て移動します。

※これを忘れると出力時にナンバーが印刷されてしまいます!!※

 

このあと

①整列作業

②文字チェック

③チェック後PDF顧客送信

④修正指示あった場合は対応、完成の場合は印刷

になります