総会出欠フォーム

紙で回していた出欠確認、Googleフォームで凌いでいた委任状、Excelで集計していた回答率——そのすべてを自動化できます。JC総会に必要な機能だけを、必要な形で提供する専用SaaSです。議決権行使書も委任状も、たった1つのフォームで完結します。

こんな運用課題、ありませんか？

• 紙とメールでやり取りがバラバラ — 出欠はFAX、議決権行使書は郵送、委任状はメール…集計だけで丸1日。総会前日にバタバタ。
• 回答率の集計が手作業で大変 — 「今何人回答済み？」「あと何名？」を出すたびにExcelで突合。ミスは総会成立の可否にも影響。
• 汎用フォームでは議決権・委任状に対応できない — GoogleフォームやContact Form 7では議案別の賛否・電子署名・委任先の指定ができず、結局紙運用に戻る。

JC総会の運営を、まるごと電子化

出欠・議決権行使書・委任状・確認事項・自由記述——総会に必要な全てを1つのフォームに統合。回答率も自動集計、PDF/Excel出力も対応し、事務局の仕事量を大幅に削減します。

主な機能

01. 出欠・議決権行使書・委任状をワンストップで受付

回答者は4ステップの直感的なフォームで完結。議案ごとの賛成/反対/棄権、委任先の役職・委員会と被委任者名、電子署名まで、一連の流れで入力できます。

• 議案ごとの賛否＋理由記入欄
• 役職・委員会単位の委任先指定
• タブレット/スマホ対応の電子署名
• 出欠席の選択肢をカスタマイズ（代理出席なども追加可）

02. 役職・委員会単位で回答率をリアルタイム集計

委員会ごとの構成人数を登録しておけば、回答が入るたびに自動で回答率を再計算。受付終了時点の分母は自動で凍結され、遅刻分は別集計。総会成立の可否判断もダッシュボードから一目で確認できます。

• 合計・有効・重複を自動カウント
• 出席/欠席/賛否のリアルタイム集計
• 委員会別の詳細内訳（構成人数/回答/回答率）
• 受付締切時点でスナップショットを凍結

03. 事務局専用ダッシュボードを標準装備

総会作成・回答管理・組織管理・ロゴ設定まで、事務局が必要な機能を専用画面で。WordPressを意識せず日本語UIで操作でき、年度をまたいだ管理も年度切替で一発です。

• 年度別スコープ管理（過年度データも保持）
• 役職・委員会マスタの一括登録（Excelコピペ対応）
• ロゴ / Favicon のオーバーライド設定
• 操作マニュアル内蔵（PDF出力対応）

その他の充実機能

• 参考資料の一元管理 — 議案書PDF・決算資料・委任状ひな型などのURLをフォーム内で公開。
• 確認事項セクション — 「資料を事前に精読しましたか？」など「はい/いいえ」の質問を任意で追加。
• 補足事項（自由記述） — ご意見・ご質問などの自由記述欄をセクションとして追加可能。
• 通知メール自動送信 — 回答受信時に事務局（TO/CC/BCC）へ通知、回答者へ控えメール。送信元もカスタマイズ可。
• Excel / CSV 出力 — 回答データを2シート構成のExcel（回答/回答率）でダウンロード。CSVも可。
• PDF出力（3種類） — フォームフロー・送信確認・参考資料のPDFを事務局側で生成。
• Googleスプレッドシート連携 — GAS Webhookで回答をリアルタイムに蓄積。既存ワークフローと接続可能。
• バックドアURL — 受付終了後の遅刻者用に、開催日まで有効な秘密URLを発行。失効も可能。
• テストモード — 本番公開前に関係者だけがアクセスできるパスワード認証付きテスト公開。
• ロゴ・ブランディング — 自LOMのロゴを総会ごとにアップロード。過去総会からの引き継ぎも可。
• 独自ドメインで運用 — 「〇〇-jc.sokai-form.com」のような自LOM専用URL。他LOMのデータとは完全分離。
• 権限管理・アカウント有効期限 — 事務局・年度管理者・年度編集者の3段階権限。年度+2年で自動失効。

導入までの4ステップ

お申込みから最短1週間で運用開始できます。導入時のセットアップはリクロスがすべて代行します。

1. お申込み — 貴LOM名・希望サブドメイン等をご登録いただきます。
2. 環境構築 — 専用サブドメインを発行し、システムをセットアップ。ロゴ・組織情報を反映します。
3. 初期設定 — 年度と委員会マスタを登録。事務局スタッフのアカウントを作成します。
4. 運用開始 — 操作マニュアル・オンライン説明会付き。すぐに総会運営を開始できます。

料金

JC総会出欠フォーム LOM版（年間契約プラン）／機能制限のない年間契約プラン。追加課金なしで全機能をお使いいただけます。

• 専用サブドメイン（〇〇-jc.sokai-form.com）
• 総会作成数・回答数・役職委員会マスタ・事務局アカウント すべて無制限
• 全機能（議決権/委任状/確認事項/補足事項/参考資料/Excel/PDF/Webhook）標準搭載
• 初期セットアップ（専用ドメイン発行・初期データ投入）込み
• 操作マニュアル・オンライン説明会 込み
• 不具合修正・機能追加のアップデート対応
• メール/電話サポート（平日 10:00〜17:00）

※料金の詳細は、貴LOMの規模に応じてお見積りいたします。

よくあるご質問

Q. 導入までにどのくらいかかりますか？
お申込みから最短1週間で運用開始いただけます。専用サブドメイン発行・初期セットアップ・組織マスタ投入・アカウント発行までリクロスで対応します。

Q. 既存のドメインを使えますか？
はい、可能です。追加費用にてサブドメインや独自ドメインでの運用も承ります。

Q. 他のLOMのデータと混ざりませんか？
各LOM様ごとに完全に独立した専用環境をご用意します。データベース・ファイルストレージも分離されています。

Q. 過去の総会データはいつまで残りますか？
契約期間中は無制限に保持されます。年度切替でいつでも過年度の回答一覧を確認できます。

Q. WordPressの知識は必要ですか？
不要です。事務局様は専用の日本語ダッシュボードだけで全ての操作が完結します。

Q. 解約・データエクスポートはできますか？
いつでも解約可能です。解約時には全回答データをCSV/Excelでご提供します。データはお客様に帰属します。

JC向けのもう一つの製品

アジェンダシステム：議案本文・予算書・規則様式・公益審査シートをひとつの画面で作成・管理。議案業務そのものを電子化します。

→ アジェンダシステムについて詳しく見る

まずはお気軽にご相談ください

「うちのLOMだとどうなる？」「見積を出してほしい」「導入前にデモを見たい」など、どんなご相談でも承ります。専門スタッフが丁寧にご案内いたします。

📧 Email: info@recross.co.jp　📞 電話: 044-280-7820（平日 10:00〜17:00）